Masz studenta na zleceniu? Oto jak legalnie nie zapłacić ani grosza do ZUS
Szukasz odpowiedzi na pytanie, czy musisz zgłaszać swojego studenta do ZUS i płacić za niego składki? Krótka odpowiedź brzmi: nie, o ile nie ukończył 26. roku życia i faktycznie posiada status studenta. W praktyce oznacza to, że kwota brutto na umowie jest dla niego kwotą netto (jeśli korzysta z ulgi dla młodych), a Ty jako zleceniodawca ponosisz zerowy koszt narzutów ubezpieczeniowych. Brzmi prosto, ale z mojego doświadczenia wynika, że to właśnie tutaj firmy najczęściej "wykładają się" podczas kontroli, bo diabeł tkwi w terminach obron i przerwach między stopniami studiów.
Status studenta, czyli fundament Twoich oszczędności
Zwolnienie z ZUS przy umowie zlecenie nie jest bezwarunkowe. Najważniejszym kryterium jest posiadanie przez zleceniobiorcę ważnej legitymacji i wpisu na listę studentów. W branży często spotykam się z błędnym przekonaniem, że "skoro ma 23 lata i studiuje zaocznie, to ZUS-u nie ma". To prawda, ale tylko do określonego momentu. Musisz wiedzieć, że status studenta traci się nie w dniu oddania pracy dyplomowej, ale w dniu złożenia egzaminu dyplomowego (obrony). Jeśli Twój człowiek obroni się 15 czerwca, to od 16 czerwca staje się dla ZUS-u zwykłym zleceniobiorcą, za którego musisz odprowadzić pełne składki społeczne i zdrowotne.
Wyjątkiem od tej reguły są studenci studiów I stopnia (licencjackich lub inżynierskich). Jeśli taki student obroni się w czerwcu, a od października zaczyna studia II stopnia (magisterskie), zachowuje status studenta w okresie wakacyjnym – do 31 sierpnia. Uwaga: wrzesień jest tu martwą strefą, o której prawie nikt nie pamięta. Jeśli student nie ma jeszcze wpisu na II stopień, a skończył I stopień, wrzesień może być miesiącem "ozusowanym". Jako praktyk radzę: zawsze bierz ksero legitymacji z widoczną datą ważności przy każdej aktualizacji i wpisuj do umowy oświadczenie o statusie studenta z klauzulą natychmiastowego poinformowania o skreśleniu z listy lub obronie.
Magiczna granica 26 lat – co się dzieje w dniu urodzin?
Dzień 26. urodzin to moment, w którym system ZUS-owski mówi "sprawdzam". Nieważne, czy Twój zleceniobiorca jest na piątym roku medycyny, robi doktorat czy kończy trzeci kierunek studiów – z dniem 26. urodzin kończy się ulga w ZUS. Jeśli student kończy 26 lat 15 marca, to do 14 marca włącznie nie płacisz składek. Od 15 marca musisz go zgłosić do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA (jeśli to jego jedyny tytuł do ubezpieczeń) lub ZUS ZZA (jeśli pracuje też w innym miejscu za kwotę powyżej minimalnej krajowej).
Częsty błąd? Przegapienie tej daty w kadrach. Jeśli wypłacasz wynagrodzenie 10. dnia następnego miesiąca, pamiętaj, że rozliczenie musi być proporcjonalne. Przychód za dni do urodzin jest wolny od składek, a od dnia urodzin – w pełni ozusowany. To generuje masę pracy administracyjnej, dlatego wielu moich klientów woli aneksować umowy tuż przed 26. urodzinami, by jasno określić nowe zasady wynagradzania, bo nagle z kwoty 3000 zł "do ręki" robi się znacznie mniej.
Czy doktorant to też student w oczach ZUS?
To jeden z najbardziej mylących przepisów, na którym poległo wielu przedsiębiorców. Doktorant to nie student w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, o ile mówimy o osobach kształcących się w szkołach doktorskich na nowych zasadach. Osoby w szkołach doktorskich podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu z tytułu pobierania stypendium doktoranckiego. Jeśli zatrudniasz taką osobę na umowę zlecenie, zazwyczaj musisz odprowadzać składki, chyba że zachodzi zbieg tytułów do ubezpieczeń. Nie daj się zwieść legitymacji doktoranckiej – ona nie daje takich samych przywilejów w ZUS jak legitymacja studencka czy uczniowska.
Uczeń szkoły policealnej – czy to ta sama kategoria?
Tak, uczeń szkoły ponadpodstawowej (w tym policealnej) do 26. roku życia jest traktowany tak samo jak student. To świetna furtka dla osób, które np. nie dostały się na studia, a chcą zachować status "zerowego ZUS-u". Warunek jest jeden: szkoła musi mieć status szkoły publicznej lub niepublicznej o uprawnieniach szkoły publicznej. Jako zleceniodawca powinieneś wymagać zaświadczenia ze szkoły o posiadaniu statusu ucznia. Pamiętaj, że w przypadku uczniów rok szkolny trwa do 31 sierpnia, a dla maturzystów status ucznia utrzymuje się do 30 września.
Ile realnie oszczędzasz? Widełki kosztów
Spójrzmy na liczby, bo to one najlepiej pokazują skalę zjawiska. Przyjmijmy stawkę 30 zł brutto za godzinę i 100 godzin pracy w miesiącu (3000 zł brutto).
- Student poniżej 26 lat: Koszt pracodawcy to 3000 zł. Student otrzymuje 3000 zł "na rękę" (zerowy ZUS, zerowy podatek dzięki uldze dla młodych).
- Zleceniobiorca niebędący studentem (lub student po 26. roku życia): Przy tej samej stawce 3000 zł brutto, Ty jako firma płacisz dodatkowo ok. 20,48% kosztów pracodawcy (emerytalne, rentowe, wypadkowe, Fundusz Pracy, FGŚP), czyli Twoim kosztem jest ok. 3614 zł. Zleceniobiorca natomiast otrzyma "na rękę" ok. 2200-2300 zł po odliczeniu jego części składek i zaliczki na podatek.
Różnica jest kolosalna. Zatrudniając studenta, oszczędzasz ponad 600 zł miesięcznie na jednym etacie, a on zarabia o 700-800 zł więcej. To sytuacja win-win, ale tylko pod warunkiem trzymania ręki na pulsie w kwestii dokumentacji.
Czerwone flagi, czyli kiedy ZUS zapuka do Twoich drzwi
Przez lata widziałem dziesiątki kontroli i schemat jest zawsze podobny. Inspektorzy ZUS szukają "dziur" w statusie studenta. Oto na co musisz uważać:
- Urlop dziekański: W trakcie "dziekanki" osoba zachowuje status studenta, więc nadal nie płacisz składek. To częste pytanie – odpowiedź jest korzystna dla firm.
- Skreślenie z listy studentów: To najgorszy scenariusz. Student przestaje chodzić na zajęcia, uczelnia go skreśla, a on Ci o tym nie mówi. Od momentu skreślenia (data decyzji) powstaje obowiązek ubezpieczeń. Jeśli wykryje to ZUS po roku, będziesz musiał zapłacić zaległe składki wraz z odsetkami z własnej kieszeni.
- Umowa zlecenie z własnym pracownikiem: Jeśli student jest u Ciebie zatrudniony na umowę o pracę, a dodatkowo bierze zlecenie – składki płacisz od wszystkiego. Status studenta nie działa w relacji z własnym pracodawcą.
- Brak podpisu na oświadczeniu: Nigdy nie wierz na słowo. Każdego miesiąca lub kwartału student powinien podpisać oświadczenie, że jego status nie uległ zmianie.
Procedura krok po kroku: Jak bezpiecznie zatrudnić studenta?
- Pobierz kserokopię ważnej legitymacji studenckiej (obie strony).
- Odbierz podpisane oświadczenie do celów ubezpieczeniowych, gdzie student zaznacza, że ma poniżej 26 lat i posiada status studenta (podaj nazwę uczelni).
- Wpisz do umowy zlecenie zapis o obowiązku niezwłocznego (np. w ciągu 3 dni) poinformowania o utracie statusu studenta lub ukończeniu studiów.
- W dniu 26. urodzin studenta przygotuj dokumenty zgłoszeniowe do ZUS (druk ZUA). Masz na to 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń.
- Sprawdź w październiku, czy student kontynuujący naukę (szczególnie po przejściu z licencjatu na magisterkę) dostarczył nową legitymację lub zaświadczenie.
Czy muszę zgłaszać studenta do ZUS z kodem 00 00?
Nie. Jeśli student spełnia warunki zwolnienia (wiek i status), w ogóle nie zgłaszasz go do systemu ubezpieczeń. Nie figuruje on w raportach miesięcznych ZUS RCA ani w zgłoszeniach ZUA/ZZA. Dla ZUS-u taka osoba w danym okresie "nie istnieje" jako ubezpieczony.
Co w przypadku, gdy student ma dwie umowy zlecenie w różnych firmach?
Dla Ciebie nie zmienia to nic. Obie firmy korzystają ze zwolnienia z ZUS. W przypadku studentów do 26. roku życia nie stosuje się zasady zbiegu tytułów w kontekście minimalnego wynagrodzenia, ponieważ student w ogóle nie podlega ubezpieczeniom z tytułu zlecenia.
Czy student może dobrowolnie przystąpić do ubezpieczeń?
Zleceniobiorca-student może złożyć wniosek o dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wtedy jednak tracisz jako pracodawca przywilej "zerowych kosztów". W praktyce zdarza się to niezwykle rzadko, zazwyczaj gdy studentowi zależy na latach składkowych do emerytury (co przy obecnym systemie i tak jest mało efektywne na tym etapie życia).
Co zrobić, gdy student obroni się w trakcie miesiąca?
Musisz podzielić wynagrodzenie. Za okres do dnia obrony włącznie wypłacasz kwotę bez składek ZUS. Od dnia następnego po obronie naliczasz pełne składki (emerytalne, rentowe, zdrowotne). Dodatkowo w ciągu 7 dni od obrony musisz zgłosić taką osobę do ubezpieczeń w ZUS. To moment, w którym najczęściej powstają błędy w listach płac, dlatego warto wymagać od studenta kopii zaświadczenia o obronie z konkretną datą.
